Fahrtkostenerstattungen und ihre Tücken

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber keine Fahrtkosten der Arbeitnehmer zur Arbeitsstelle erstatten. Einige Betriebe tun dies dennoch, als freiwilliger Bonus für den Arbeitnehmer. Nun hat sich das Finanzgericht des Saarlandes im Urteil 2 K 1082/14 vom 24.05.2017 mit der steuerlichen Seite von Fahrtkostenerstattungen beschäftigt.

Dem Arbeitnehmer erstattete Fahrtkosten sind nur dann nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, wenn der Arbeitgeber (zeitnah) Unterlagen erstellt und aufbewahrt hat, anhand derer die Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes nachgeprüft werden kann. Dies gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden.

Besonderheiten des Lohnsteuerabzugsverfahrens

Auch wenn es § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV gestattet, steuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe auszuweisen, muss sich aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe dem Arbeitnehmer jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden. Die Besonderheiten des Lohnsteuerabzugsverfahrens schließen eine Schätzung des Anteils des steuerfrei an Arbeitnehmer ausgezahlten Fahrtkostenersatzes selbst dann aus, wenn den Arbeitnehmer unstreitig Reisekostenaufwand entstanden ist und die hierfür geleisteten Zahlungen offensichtlich unterhalb der gesetzlich zulässigen Kilometer-Pauschalen lagen. Eine einvernehmliche Schätzung über die Höhe der als Betriebsausgaben abziehbaren Erstattungen von Fahrtkosten an Arbeitnehmer ist ohne jedwede Bedeutung für die Frage ist, ob hiervon Lohnsteuer einzubehalten ist.

Hinweis: Vorsicht Falle! Erstattet der Arbeitgeber Fahrtkosten des Arbeitnehmers, muss dies in der Lohnsteuerbescheinigung ausgefüllt werden. Wer dies vergisst, haftet für die eventuell zu viel erstattete Einkommensteuer bei der Veranlagung des Arbeitnehmers.

(FG Saarland/ RES JURA Redaktionsbüro)

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